Par quoi commencer quand on a trop de choses à faire
Commence par ce qui doit être fini le plus tôt. Garde trois à cinq tâches pour la journée, pas plus. Et choisis-les la veille au soir : le matin, tu n'as plus qu'à t'y mettre.
Quand la liste déborde
Tu as vingt choses à faire et tu ne sais pas par où commencer. Tu ouvres ta liste, tu la refermes, tu fais un truc facile. Le soir, rien d'important n'a avancé.
Ta liste dit tout ce qu'il y a à faire. Elle ne dit pas par quoi commencer. Voici comment trancher.
1. Note tout
Prends cinq minutes et écris tout ce qui te passe par la tête : pro, perso, petit, gros. Ne trie pas encore. L'idée, c'est de vider ta tête.
2. Enlève ce qui n'est pas pour aujourd'hui
Mets de côté :
- ce qui n'est pas pressé ;
- ce qui attend une réponse de quelqu'un ;
- ce que tu ne peux pas faire maintenant.
Il en reste peu. C'est là-dedans que tu choisis.
3. Garde trois à cinq tâches
Pas plus. Mieux vaut finir trois choses que d'en commencer dix. Si tu as fini tôt, ajoutes-en une.
4. Mets-les dans l'ordre
D'abord ce qui doit être rendu le plus tôt. Ensuite, place la tâche la plus lourde au moment où tu as le plus d'énergie. Les jours où tu es à plat, garde moins de tâches.
5. Commence petit
Le plus dur, c'est de s'y mettre. Alors commence par cinq minutes : ouvrir le fichier, écrire la première phrase, sortir le papier. Une fois lancé, c'est plus facile de continuer.
6. Prépare demain le soir
Le soir, prends cinq minutes. Coche ce qui est fait, reporte le reste, choisis les tâches de demain. Le matin, tu n'as plus rien à décider.
Et si tout est urgent ?
Regarde les vraies dates. Une date fixée par quelqu'un d'autre passe avant celle que tu t'es donnée. Ce qui n'a pas de date peut attendre un autre jour.
Ce que fait Gaienju
Gaienju fait ce tri pour toi, chaque matin et chaque soir. Un exemple.
Le soir, tu notes en vrac ce que tu as en tête :
- finir le dossier client, à rendre demain ;
- appeler la banque avant vendredi ;
- réviser le chapitre 3, partiel lundi ;
- ranger l'appart ;
- refaire ton CV.
Le lendemain à 6 h, tu reçois ton plan du jour par mail :
- Finir le dossier client · 1 h 30
- Appeler la banque · 15 min
- Réviser le chapitre 3 · 45 min
Ce qui a une date passe d'abord, la plus proche en premier. L'appart et le CV n'ont pas de date : ils attendent un jour plus calme.
Pour chaque tâche, tu acceptes ou tu reportes. Une tâche reportée revient plus tard.
Le soir, tu fais le débrief : pour chaque tâche, « Fait », « Partiel » ou « Non ». Tu notes ton énergie, de 1 à 5. Le plan du lendemain en tient compte : les jours où tu es à plat, il t'en demande moins.
Pour en savoir plus : comment ta journée est planifiée et le brief du matin et le débrief du soir.