Matrice Eisenhower : trier l'urgent de l'important
Quand tu as beaucoup de tâches à faire, elles finissent toutes par te sembler urgentes. La matrice Eisenhower t'aide à les trier avec deux questions. Pour chaque tâche, tu te demandes si elle est urgente, puis si elle est importante. Selon tes réponses, tu la ranges dans l'une des quatre cases d'un tableau. Chaque case correspond à une décision : faire la tâche maintenant, la planifier, la réduire ou la supprimer.
La méthode porte le nom de Dwight Eisenhower, président des États-Unis, qui distinguait les problèmes urgents des problèmes importants dans un discours de 1954.
Dans la matrice ci-dessous, écris tes tâches une par une. Pour chacune, réponds aux deux questions, et elle se range aussitôt dans sa case. Quand tu as fini, tu peux télécharger ta matrice en PDF.
Si tu hésites, réponds non.
| Urgent | Pas urgent | |
|---|---|---|
| Important | Faire maintenant | Planifier |
| Pas important | Réduire ou déléguer | Supprimer |
Les quatre cases, et quoi faire de chacune
Chaque tâche va dans une seule case. On appelle aussi ces cases des quadrants.
Urgent et important : à faire maintenant
Ce sont les tâches qui ont une date limite proche, et qui te poseront un problème si tu la dépasses, comme une pénalité ou un client mécontent. Fais-les aujourd'hui, avant les autres.
Important sans être urgent : à planifier
Ce sont les tâches qui te rapprochent d'un objectif que tu t'es fixé, comme apprendre une langue ou lancer un projet. Personne ne te les réclame, alors tu as tendance à les repousser d'une semaine à l'autre. Pour qu'elles avancent, donne à chacune un jour et une heure dans ton agenda, comme pour un rendez-vous.
Urgent sans être important : à réduire ou à déléguer
Ce sont les tâches que quelqu'un attend de toi rapidement, mais qui n'auront rien changé pour toi dans six mois, comme un sondage à remplir avant ce soir. En équipe, tu peux les déléguer à un collègue. Si tu travailles seul, tu n'as personne à qui les passer. Dans ce cas, réduis-les : fais-en la version la plus courte, et regroupe-les dans un même créneau.
Ni urgent ni important : à supprimer
Personne n'attend ces tâches, et elles ne t'apportent rien. Ce sont souvent des choses notées un jour « pour plus tard », comme trier les photos du téléphone. Raye-les de ta liste de tâches. Si l'une d'elles devient utile un jour, tu y repenseras à ce moment-là.
Comment remplir la matrice Eisenhower en cinq minutes
Reprends tes tâches une par une. Pour chacune, réponds par oui ou par non aux deux questions suivantes.
- Urgent ? Oui si la tâche doit être faite dans les prochains jours.
- Important ? Oui si, dans six mois, tu seras content de l'avoir faite.
Si tu hésites, réponds non. Quand une tâche est urgente ou importante, tu le sais tout de suite. Avec dix tâches, le tri prend moins de cinq minutes.
Quand tout paraît urgent
Certains jours, presque toutes tes tâches finissent dans la case « faire maintenant », et la matrice ne t'aide plus à choisir. Dans ce cas, note à côté de chacune de ces tâches sa date limite, et qui l'a fixée.
Commence par celles dont la date a été fixée par quelqu'un d'autre, comme un client ou l'administration. Une date que tu t'es fixée toi-même peut souvent bouger d'un jour ou deux.
Une tâche sans date limite n'est pas urgente. Si elle est importante, mets-la dans la case « planifier ».
Pour les jours où tu as trop de tâches, un autre guide explique comment prioriser tes tâches en six étapes.
De la matrice à ta to do list
Une fois la matrice remplie, tu peux écrire ta to do list du jour. Prends trois à cinq tâches, en commençant par la case « faire maintenant ». S'il t'en manque, ajoute une tâche de la case « planifier ». Une tâche à planifier n'avance que les jours où elle est sur ta to do list.
Si la case « faire maintenant » contient plus de cinq tâches, vérifie leurs dates limites, comme dans la section précédente.
Les autres tâches attendent, et tu n'as pas besoin d'y penser aujourd'hui, puisque tu as déjà décidé quoi faire de chacune. Les tâches à planifier ont un jour dans ton agenda, et les tâches à réduire sont regroupées dans un créneau de quinze minutes. Quant aux tâches à supprimer, tu les as rayées.
Pourquoi tu ne refais pas la matrice le lendemain
La matrice marche bien le jour où tu la remplis. Mais le lendemain, tu as fini trois tâches, cinq nouvelles tâches sont arrivées par mail, et la date limite d'une autre a changé. La matrice de la veille ne correspond plus à ta liste de tâches.
C'est sa limite la plus connue. La matrice décrit tes tâches à un moment donné, et il faut la refaire chaque fois que ta liste change. Elle ne dit pas non plus dans quel ordre faire les tâches de la case « faire maintenant », ni à quelle heure les placer dans ta journée.
Il faudrait donc refaire la matrice chaque matin, avant de commencer ta première tâche. Cela ne prend que cinq minutes, mais c'est une étape facile à sauter. Quand tu la sautes, tu ouvres ta liste de tâches et tu commences par ce qui va vite, comme un message ou un formulaire. Les tâches importantes passent à l'après-midi, puis au lendemain. La procrastination commence souvent de cette façon.
Questions fréquentes
Quels sont les quatre quadrants de la matrice Eisenhower ?
Urgent et important, à faire maintenant. Important sans être urgent, à planifier. Urgent sans être important, à réduire ou à déléguer. Ni urgent ni important, à supprimer.
Quelle est la différence entre urgent et important ?
Une tâche est urgente quand elle doit être faite dans les prochains jours. Elle est importante quand elle te rapproche d'un de tes objectifs, quelle que soit sa date. Une même tâche peut être urgente, importante, les deux à la fois, ou ni l'un ni l'autre.
D'où vient le nom de la matrice ?
Du président américain Dwight Eisenhower. Dans un discours de 1954, il a dit : « J'ai deux sortes de problèmes, les urgents et les importants. Les urgents ne sont pas importants, et les importants ne sont jamais urgents. » Le tableau en quatre cases a été rendu célèbre par Stephen Covey, dans son livre Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu'ils entreprennent, paru en 1989.
Combien de temps faut-il pour remplir la matrice ?
Moins de cinq minutes pour dix tâches, puisque tu réponds par oui ou par non à deux questions par tâche. En revanche, il faut la refaire chaque fois que ta liste de tâches change.
Ce que fait Gaienju
Avec Gaienju, tu n'as pas besoin de refaire la matrice chaque matin. Tu y notes tes tâches quand elles te viennent à l'esprit. Tu leur donnes une date limite, ou Gaienju t'aide à la choisir. Chaque matin, tu reçois par mail ton plan du jour, avec les tâches à faire dans l'ordre, placées entre les rendez-vous de ton agenda.
Gaienju place toujours la tâche la plus prioritaire en premier, ce qui a le même effet que la matrice.
